Objectifs du document
Ce document décrit les principales fonctionnalités offertes par la version Web d’Outlook (OWA : Outlook Web Access)
Domaine d’application
Ce document s’applique aux étudiant·e·s ainsi qu’aux collaboratrices et collaborateurs de la
HEP-BEJUNE.
Introduction
La version 2016 de la messagerie « Outlook Web Access présente quelques différences des autres versions.
Son interface, ainsi que quelques fonctionnalités l’en distinguent ; elles sont présentées de manière non-exhaustive ci-dessous
L’utilisateur se référera à l’aide spécifique si besoin
Quel navigateur ?
La nouvelle version de OWA est compatible avec la plupart des navigateurs (Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, Opera, Safari, etc.) et la plupart des plates-formes (PC, Mac, Android).
Accès
Soit par l'intermédiaire de la bannière inférieure du site hep-bejune.ch
Soit en tapant l'adresse directement dans un navigateur : mail.hep-bejune.ch
Messagerie
C'est la fenêtre qui s'ouvre par défaut au démarrage
Affichage général
1 : Liste des dossiers
2 : Contenu du dossier sélectionné (dans notre cas "Boîte de réception")
Il est possible de mettre des messages en affiche prioritaire
3 : Contenu du message sélectionné
4 : Barre d'outils des messages
Il est possible de "Ranger" les messages similaires au message sélectionné selon les profils établis.
5 : Accès aux autres services (Calendrier, Contacts, Tâches)
6 : Dans l'ordre, "Notifications des tâches", "Options", "Aide" et "Paramètres du compte".
Un clic sur « Notifications » fait apparaître un volet supplémentaire
Quelques fonctionnalités
Conversations
Par défaut, la messagerie est configurée avec cette option. Les messages ayant trait au même objet ne sont affichés qu’une fois dans la liste des messages. La conversation peut être développée pour afficher le fil de celle-ci.
1 : Conversation sélectionnée
2 : Les messages qui constituent la conversation. Un clic sur les chevrons (jaune) a pour effet de développer l’ensemble des messages. Pour chaque message, un clic sur la bande supérieure (jaune) a pour effet de développer le message.
Conversations
Affichage des messages
L’affichage des messages peut être filtré selon différents modes. Un clic sur le menu déroulant ad hoc permet de lister ces derniers.
Action sur les messages
Un clic droit sur un message permet d’obtenir une liste d’actions
Fichiers joints
Plusieurs fichiers peuvent être
joints au message par sélection
multiple.
Rappel : taille totale maximale des fichiers joints = 20 Mo
Destinataires HEP-BEJUNE
Les différentes listes sont accessibles.
Un clic sur le « + » ou double-clic sur un membre de la liste (a) le place dans les destinataires (b). Clic sur les chevrons (c) affiche d’autres listes, les groupes notamment.
Une requête dans le champ « Recherche » permet d’obtenir des résultats correspondants.
Options
Définir :
Permet de créer des messages renvoyés automatiquement aux expéditeurs en cas d’absence.
Il est possible de différencier le message pour les expéditeurs internes à l’institution et pour les externes.
Créer une règle
Permet de créer des règles pour les messages reçus (classement dans des dossiers, redirection, suppression, etc.), selon certains critères.
Dans le menu qui s’affiche, choisir « Courrier » à « Règles
de boîte… »
1 : Liste des règles (par défaut, la liste est vide)
2 : Descriptif de la règle sélectionnée
3 : Outils de modification/création des règles
Calendrier
Les fonctionnalités du calendrier sont assez semblables, l’interface présente quelques changements
1 : Calendrier résumé
Permet le passage rapide de mois en mois, ou, par clic sur le mois, d’années en années.
2 : Un simple clic permet d’ajouter un rendez-vous.
3 : Choix de l’affichage
4 : Fonctionnalités liées au calendrier ; notamment la recherche …
5 : Dans l’ordre, « Notification des tâches », « Options », « Aide » et « Paramètre du compte ».
Contacts
Permet de gérer tous les contacts et/ou listes non répertoriés par la HEP.
Ajouter un contact
Pour ajouter un nouveau contact, clic sur Nouveau, puis remplir les champs du formulaire qui s’affiche.
Il est possible d’ajouter un expéditeur de mail aux contacts.
a : Clic sur l’adresse de l’expéditeur du message
b : Clic sur « Ajouter »
Listes de contacts
Malgré les listes existantes, il est souvent utile de créer des listes de contacts personnelles (p.ex. lors de travail dans des groupes ou pour les équipes pédagogiques en pratique professionnelle).
Pour ajouter une liste de contacts, clic sur « Nouveau », puis « liste de contacts ».
1 : Donner un nom à la liste de contacts
2 : Ajouter des membres, soit par une requête, soit par l’annuaire, soit en saisissant l’adresse manuellement
3 : Enregistrer la liste
Tâches
A l’identique, l’interface des Tâches est quelque peu modifiée, mais les fonctionnalités sont identiques.
1 : Types de tâches
Tâches créées ou messages avec indicateur
2 : Liste des tâches
Le filtrage est possible (Clic sur « Tous »)
3 : Détail de la Tâche sélectionnée
4 : Barre d’outils de modification ou de création des Tâches.
Noter que les messages marqués par un indicateur s’affichent dans les tâches
Changement de mot de passe
En général, deux semaines avant l‘échéance du changement de mot de passe, un avertissement s’affiche au démarrage de la messagerie OWA. Toutefois, dans certaines circonstances il peut être souhaitable de changer son mot de passe via OWA indépendamment de cette échéance.
Pour ce faire, cliquer sur « Paramètres »
Puis, dans le menu déroulant, choisir « Options ».
Sous la rubrique « Général » à « Mon
compte », parmi tous les paramètres se
trouve un item « Modifier votre mot de
passe », qui affiche le menu qui suit
Une fois les
informations saisies, clic
sur « Enregistrer »
(màj et exporté de QM par JS 19.12.2024)